Metoda GTD czyli minimalizm organizacyjny

Żyjesz w chaosie? Metoda GTD pomoże Ci uporządkować myśli, zadania i sprawić, że mniej znaczyć będzie więcej. Nazywam siebie minimalistką, ponieważ wyznaję zasadę "mniej znaczy więcej". Otaczam się jak najmniejszą liczbą przedmiotów, ubrań, rozpraszaczy i drobiazgów. Kupując nowe ubrania, staram się przemyśleć kwestię zakupu. Nie chcę dorzucić do swojej szafy rzeczy, która będzie ładnie wyglądała na wieszaku, a ja rzadko kiedy ją założę. Myślę, że większość kobiet wie, o czym mówię :)

Żeby być minimalistą trzeba się bardzo pilnować, ponieważ pokus jest wiele. Minimalizm to nie tylko rzeczy materialne. Wyróżniam również minimalizm informacyjny, duchowy, a także minimalizm organizacyjny. Sama wymyśliłam tę nazwę, więc jeśli macie lepszy pomysł to napiszcie w komentarzu.

Pisząc minimalizm organizacyjny mam na myśli efektywne załatwianie swoich spraw. Co w praktyce oznacza poprawienie komfortu życia poprzez ułożenie i uporządkowanie codziennych spraw. Klienci, którzy przychodzą do mnie bardzo często zwracają uwagę na trudności w efektywnej organizacji swojego dnia oraz zarządzania czasem  - tym bardziej temat mnie zainteresował.

Praca, blogowanie, podróże, hobby, życie prywatne... tyle kategorii tematów codziennie zaprząta moją głowę. Myśli dotyczące tematów, na które chciałabym napisać artykuł na bloga. Pomysłów na posty, plany podróżnicze, koncepcji na nowe narzędzie rozwoju osobistego, terminy spotkań z Klientami... i tak dalej.

Strumień myśli i jego prędkość nadają plany na moje dni, jednocześnie tworząc chaos. Czasem wydaje nam się, że im więcej spraw mamy na głowie tym więcej rzeczy robimy, ponieważ nie ma czasu na leniuchowanie, tymczasem owszem dużo rzeczy robimy, ale efektów naszej pracy nie widać.

Do tej pory uważam się za osobę dobrze zorganizowaną. Mój plan dnia jest zawsze opisany w kalendarzu, na każdy dzień i tydzień mam wyznaczone cele, które skrupulatnie małymi kroczkami realizuję. Gdy uświadomiłam sobie brak uporządkowania tych wszystkich spraw w jednym miejscu, obudziła się we mnie wielka potrzeba minimalizmu organizacyjnego.

Być może słyszeliście o metodzie GTD, czyli Getting Things Done, która to wyznaczyła kierunek uporządkowania mojego chaosu organizacyjnego. Metoda GTD obejmuje pięcioetapowy proces, który przerobiłam na swoje potrzeby.

Metoda GTD od czego zacząć? Mój minimalizm organizacyjny w pięciu krokach:

1. Oczyszczaj myśli

Nie sposób być efektywnym, gdy nasze myśli są rozproszone. Gdy umysł myśli o zbyt wielu sprawach na raz nie da się wymyślić nic konkretnego. Warto oczyszczać swój umysł, czyli uwolnić się psychicznie od natłoku myśli i na bieżąco zapisywać swoje pomysły czy przemyślenia. Od dawna wiem, że ważne jest aby notować sobie wszystko, co nam przychodzi do głowy.

Problem pojawiał się w kolejnych krokach, gdy chciałam wrócić do tej myśli i coś do niej dopisać. Dotarło do mnie jak ważne jest, aby wszystkie te myśli gromadzić w jednym miejscu, by potem nie szukać w notatkach, w komórce, czy na żółtych karteczkach. Rozwiązanie polega na zminimalizowaniu miejsc w których notujemy swoje myśli, regularnym przeglądaniu ich i porządkowaniu.

Do sporządzania notatek korzystam z aplikacji google keep oraz todolist, ale wiele osób poleca również Evernote i todoist. Obie aplikacje przechowują notatki tekstowe, głosowe i graficzne. Jak ogarnąć chaos? Powyższy punkt jest metodą, z którą mamy do czynienia, na co dzień, ponieważ myśli, a co za tym idzie nowe notatki pojawiają się praktycznie, co kilka godzin.

A co z rzeczami, które mamy już pochowane w folderach, dokumentach na komputerze, plikach na dysku? W moim przypadku oprócz folderów na trzech wirtualnych dyskach, dwóch zewnętrznych fizycznych, pendrive, były również notatki, żółte karteczki na oknie, kalendarz papierowy oraz elektroniczny. Dopiero jak uświadomiłam sobie liczbę miejsc, w których przechowuje swoje aktualne sprawy zrozumiałam, że żyje w chaosie.

2. Wszystkie tematy w jedno miejsce

Porządkowanie zaczęłam, wg metody GTD, od zgromadzenia wszystkiego w jednym miejscu. W moim przypadku był to folder na pulpicie do plików elektronicznych i półka na papierowe notatki/ dokumenty.  Autor metody GTD nazywa takie miejsce "koszykiem". Wybór odpowiedniego miejsca do zgromadzenia wszystkiego zależy od Ciebie. Może to być notes, szuflada, czy odpowiednia aplikacja.

Okazało się, że w kilku miejscach przechowuje te same umowy bądź zapisuje te same pomysły. Zastawiałam się, jaki jest powód takiego stanu rzeczy i doszłam do wniosku, że to chyba taka "nerwica natręctw", która chce wszystko kontrolować, mieć pod ręką i zapisuje w kilku miejscach żeby mieć pewność, że dokument się nie zgubi, a pomysł nie umknie. Jedno jest pewne - jest to bardzo złe rozwiązanie, które przysparza nam tylko dodatkowej pracy i niepotrzebnego chaosu. Tym bardziej, czas rzucić rękawice temu przyzwyczajeniu i wprowadzić minimalizm organizacyjny.

3. Przyporządkowanie do kategorii głównej

Trzecim krokiem jest analiza tego, co zebraliśmy w swoim koszyku i połączenie tematycznie/ projektowo dokumentów, tzw. grupowanie zadań. W przypadku dokumentów papierowych rozłożyłam kategorie główne na łóżku i przyporządkowałam do nich dokumenty, które zgromadziłam.

Pliki elektroniczne podzieliłam poszczególne dokumenty do folderów w głównych (np. blog, prywatne, archiwum itp.) W dokumentach elektronicznych, od zawsze mam folder o nazwie "szafa".  Wrzucam tam rzeczy, które na tą chwilę nie są mi potrzebne, ale wrócę do nich za jakiś czas.

4. Analiza

Jeśli przy porządkowaniu zobaczysz, że któryś z zadań, pomysłów wymaga natychmiastowego działania bądź jego realizacja zajmie Ci do 3 minut, to nie warto tego odkładać. Zabierz się za to od razu, bez kategoryzowania i wyrzuć/skreśl zadanie z notatnika. Może się okazać również, że lepiej i szybciej będzie, jeśli danym zagadnieniem zajmie się ktoś inny, wtedy dopisz nową kategorię "do oddelegowania".

Podczas analizy zapewne wpadną Ci w ręce rzeczy, którymi należy się zająć nie natychmiast, ale w najbliższym czasie. Aby nie zapomnieć, te sprawy od razu wpisuje sobie do elektronicznego kalendarza (jeśli to spotkanie), bądź papierowego, w którym mam rozpisane cele na każdy tydzień.

5. Do dzieła!

Na tym etapie nie pozostaje nic innego jak zabrać się do pracy i realizować swoje pomysły. Jeśli projekt jest duży, warto rozpisać go na poszczególne etapy i metodą małych kroczków realizować swój cel. Jestem fanką tej metody, dlaczego często polecam ją swoim Klientom, a teraz również Tobie.

Aktualnie, miejsce, w którym notuje bieżące pomysły wrzucam do todolist. Aplikację mam na telefonie. W aplikacji keep bądź papierowym kalendarzu (zależy, co mam pod ręką) notuje pomysły, które wpadają mi do głowy i regularnie przeglądam te dwa miejsca.  Aby potem nadać im priorytet, określić termin realizacji i zamienić w cele, które wpisuje tylko w papierowym kalendarzu.

Wirtualne dyski zamieniłam na jeden dysk z bieżącymi dokumentami, z których najczęściej korzystam. Na dyskach fizycznych przechowuję pliki archiwalne (zdjęcia, filmiki z wakacji, backup dysków wirtualnych, stare dokumenty). 

W kalendarzu elektronicznym mam spotkania oraz ważne daty. W papierowym (tak jak pisałam powyżej) bieżące sprawy do załatwienia (cele na dany dzień, dany tydzień). Także na co dzień ograniczam się do aplikacji todolist, keep, papierowy kalendarz. Zrezygnowałam z żółtych karteczek, notatkach byle gdzie, pendrive'ów w torebce.

Metoda RTD a minimalizm w życiu

Do pełni szczęścia i wprowadzenia minimalizmu organizacyjnego jest znalezienie odpowiedniego miejsca do: przechowywania i zarządzania pomysłami na posty w mediach społecznościowych i wpisami na bloga oraz inspiracji z tym związanych. Wierzę, że jeśli czyta to właściciel bloga to wie, jakiej ilości materiałów temat dotyczy. Słyszałam o narzędziach: nozbe.pl, a także freecamp. Jeśli ktoś z Was testował bądź zna świetne rozwiązanie to będę wdzięczna za podzielenie się opinią w komentarzu. Aktualizacja:  korzystam z asany :)

Być może moje podejście nie różni się zbytnio od metody Davida Allana, ale tu nie o to chodzi. Głęboko wierzę, że jeśli zrobimy coś po swojemu, przekształcimy coś pod siebie, nawet jak oznacza to tylko dobór innych słów, to będzie to bardziej nam przydatne dla nas. A przecież o to chodzi, prawda?

Inspiracją do napisania tego teksu był dla mnie jeden z moich Klientów. Michał dziękuję za zainspirowanie tematem, wnikliwą analizę i materiały.